第33届亚细安峰会及系列会议落幕，《联合早报》访问了参与筹划这次重大峰会的外交部官员，包括负责贵宾饮食起居和出行安排的礼宾小组委员会、确保各代表团参与整场峰会时有正面良好体验的会议小组委员会等代表。
20国的国家元首和政府领导人齐聚新加坡，从如何接待、晚宴吃什么，到如何确保这些贵宾都对新加坡留下最美好的印象，我国外交部官员在长达一年的筹备期里下足功夫、钜细靡遗之余还得发挥巧思。
第33届亚细安峰会及系列会议在星期四落幕后，《联合早报》访问了参与筹划这次重大峰会的外交部官员。
外交部礼宾司助理司长维什努（vishnuvarthan，32岁）带领的礼宾小组委员会，负责这些贵宾从踏上我国领土那一刻起的饮食起居和出行安排等。
他直言：“我们坚守的首要原则是不厚此薄彼、不铺张奢华，才能在国际舞台上展现新加坡正面良好的形象。”
不厚此薄彼意味着所有贵宾都能使用机场的贵宾大厦，而车队、礼宾车和护送车队的交警等安排都相似。不铺张奢华则意味着在机场等场合迎宾时，不安排过度热闹的迎宾活动等，只需安排我国政要庄严地接待贵宾。
维什努的团队还得负责培训80名联络官，之后派遣他们专门负责接待特定国家的代表团。“这些联络官必须清楚每天的会议行程和保安事宜等。也得熟悉接待贵宾的细节，例如，贵宾在上车前就得知道过后下车时，准备迎接的我国政要会在车子左侧或右侧等候，进而建议贵宾坐在车内的左或右侧等。”
参与筹划周三晚宴的外交官娜迪拉（nadira，26岁）则透露，晚宴的菜单、表演和装饰等都经过无数次讨论才拍板定案。
晚宴菜肴包括用扇贝、熏三文鱼、柚子、芒果和蔬菜组成的前菜“鱼生”；以南瓜浓汤加上米线和虾饺做成类似“叻沙”的汤食；安格斯牛肋排和波士顿龙虾组成的主菜，以及灵感取自咖椰吐司的甜点，配上咖啡口味的雪糕作为饭后甜品。
表演则有新加坡交响儿童合唱团演唱英语爱国歌曲《家》，以及隶属新加坡武装部队的“so drama！娱乐”和人民协会团体带来的歌舞演出。
娜迪拉说：“我们希望展现本地独有的多元种族文化，也让本地艺术人才有表现的机会。食物方面，我们经过多轮试吃后，确定独创的料理都有一定水平后，才为晚宴超过400名宾客献上这顿美食飨宴。”
28岁的沙提希沃兰（sakthishwarran）加入的会议小组委员会，得确保各代表团参与峰会时有正面良好的体验。
例如，代表团若临时想举行双边会晤，会议小组委员会须尽快找空置的会议室，也得根据代表团需求，提供同声传译服务等。“我们掌握所有大小会议的资料，知道各代表团的所在位置以及他们能在哪里开会、什么时候会休息或休会等，才能协调这类临时会议。”
这个委员会也在安全检查程序方面，与新加坡警察部队合作，通过采用脸部识别系统和无线射频识别身份牌等，展现智慧国使用的科技。
张颖轩（30岁）所属的媒体小组委员会则负责尽快对外发布峰会现场照片和视频，以及主席声明等文告。委员会除了传统发布文宣的管道，也会在即时通讯平台特设专属聊天群组，更快地发信息给各大媒体。“每个细节都很重要。我们官方的摄影师和媒体同仁一样都很努力，一场会议可能拍下数百张照片，也可能要等很久，而对外发布的必须是那一张最完美、表情最佳的照片。”
